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Die Antwort-Schaltfläche gibt es aus einem Grund

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Das Folgende ist ein Gastbeitrag von Hime, einem der ersten Leser. Hime ist Manager in einer Strategieberatungsfirma, die Geige mag und ungeplante Abenteuer unternimmt. Ich hoffe dir gefällt es!

Alles in Ordnung, wie oft hast du schon mal eine Email gelesen und dir gesagt "Ich habe keine Lust zu antworten, ich werde es später tun"Nur um diese E-Mail in den tiefen Abgrund verschwinden zu lassen und komplett zu vergessen, dass du den Sender hängen ließest?

Komm schon, ich weiß, dass du das mindestens einmal getan hast. Wenn Sie das mehr wie jede dritte E-Mail tun - CLUNK! Das ist, dass ich dich mit einem übergroßen Gummihammer über den Kopf schlage, während ich dem Drang widerstehe, die Sturheit aus dir heraus zu schütteln. Denke ich überreagiere? Vielleicht ein wenig, aber ich versuche, Ihre Karriere und Beziehungen zu retten, also bitte beachten Sie!

Lerne nicht die harte Art

Ich bin im Allgemeinen schnell und konsequent darin, E-Mails sofort (spätestens 24 Stunden) zu beantworten, vor allem an Freunde, Familie, Kunden und Kollegen, die ich mag ... hoppla, ich meine alle meine Kollegen. Aber letztes Jahr habe ich mal eine große Zeit verloren ....

Ich habe einen schwierigen Kunden, der dafür bekannt ist, sehr ungeduldig und anspruchsvoll zu sein, oft mit Anfragen, die meine Firma aufgrund von Vertragsbruch oder finanziellen Einschränkungen nicht erfüllen kann. Eines Tages erhielt ich eine knappe E-Mail von ihm, in der er sich über ein Projekt beschwerte, das mein Team spät generiert hatte. Er leugnete, dass der Grund dafür, dass der Bericht verspätet war, von seinem Team stammte, das uns unvollständige Daten gab, die wir mehrmals von ihnen herunter jagen mussten.

Ich war so irritiert, dass er uns für ihre Inkompetenz verantwortlich machte, dass ich die E-Mail in meinem Posteingang verschwinden ließ, während ich mich anderen Dingen zuwandte. Er hat keine Zeit mehr verdient! Junge war ich dumm. Was ich nicht bemerkte, war, dass mein Klient verärgert war (gerechtfertigt oder nicht), dass er wütend wurde, dass ich seine E-Mail ignorierte und er schließlich den Chef meines Chefs anrief, um ihn wegen meiner Unverschämtheit zu ärgern. Autsch. Plötzlich wurde ich der Idiot, weil ich die Situation nicht behandelte und meinen Kopf vor dem Mann verbeugen musste, der meinen Gehaltsscheck unterschrieb. Hoppla!

Obwohl wir alle 100 E-Mails pro Tag erhalten, ist es wichtig, aktiv nach E-Mails zu suchen, die speziell an Sie oder an Ihr Team gerichtet sind. Es kann vorkommen, dass ein Kunde nach etwas sucht, was nicht an Ihnen liegt, aber es liegt in Ihrer Verantwortung, dies ihm / ihr rechtzeitig zu erklären, sei es telefonisch oder in einer nicht aggressiven E-Mail-Antwort. Ihre Karriere wird davon abhängen. Riskieren Sie nicht, einen Kunden, einen Freund oder Ihren Ruf als berüchtigter Non-Responder zu verlieren.

Tipps zur Kontrolle Ihrer E-Mail:

  • Kann ich in dieser Minute nicht antworten? Verwenden Sie die Funktion Als ungelesen markieren, damit Sie später darauf antworten können.
  • Erstellen Sie E-Mail-Regeln, um E-Mails automatisch für Sie zu sortieren und weiterzuleiten.
  • Bleiben Sie organisiert und entwickeln Sie ein System, das für Sie arbeitet. Mein Posteingang enthält nur E-Mails, die ich nicht adressiert habe. Alles, was ich fertiggestellt habe, wird in einen Ordner abgelegt.
  • Erstellen Sie sinnvolle Ordner und Unterordner. Ein Ablagesystem ist nur dann effektiv, wenn Sie wissen, wohin Sie gehen müssen, um etwas abzurufen.
  • Priorisieren und behandeln Sie die dringendsten E-Mails zuerst. In vielen Programmen wie Outlook können Sie verschiedene Farbmarkierungen für die Verfolgung der Priorisierung zuweisen. Sie können sogar einen Kategorienamen für jede Farbmarkierung vergeben, sehr nützlich!
  • Sie müssen recherchieren, bevor Sie eine Antwort auf die E-Mail eines Kunden erhalten? Antworte sofort an den Kunden und lass ihn wissen, dass du das Problem untersuchst und in ein paar Tagen nachgehst.
  • Beobachten Sie die Gesamtgröße Ihres Posteingangs und leeren Sie Ihren Papierkorb. Viele Server senden keine neuen E-Mails mehr, wenn Ihr Konto die Größenbeschränkung überschritten hat.
  • Vermeiden Sie es, sich in E-Mails zu streiten, sich zu beschweren oder abzublocken. E-Mails hinterlassen eine permanente Spur, aus der Sie sich nicht herausschleichen und später verfolgen wollen.
  • Wir sind alle beschäftigt, aber das bedeutet nicht, dass Sie E-Mails von Ihren Freunden ignorieren können. Die Familie wird dir wahrscheinlich vergeben, dass du blöd bist, aber Freunde werden es gegen dich halten, wenn du niemals darauf reagierst.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Spam-Ordner. Spam-Filter sind nicht perfekt und manchmal können wichtige E-Mails versehentlich dort landen!

FAZIT

Wenn Sie all diese Tipps regelmäßig üben können, verbessern Sie aktiv Ihre Kommunikation! Machen Sie keine E-Mail-Fähigkeiten herunter - E-Mails zu behalten und zeitnah und zuvorkommend zu antworten, sind Schlüsselqualifikationen, die jetzt genauso wichtig sind wie persönliche Besprechungen in unseren aktuellen Arbeitsumgebungen. Viele Arbeitsplätze nehmen keine Telefongespräche auf, aber ich kann garantieren, dass die meisten von ihnen jede E-Mail archivieren, die Sie jemals gesendet haben! Werden Sie aktiv mit Ihrer E-Mail und vermeiden Sie es, als Person mit dem Black-Hole-Posteingang bekannt zu werden!

Leser, wie viele E-Mails hast du insgesamt in deinem Posteingang? Wie viele von ihnen sind ungelesen?

Was würden Sie sagen, Ihre durchschnittliche Antwortzeit ist über E-Mail?

Ist E-Mail Ihre bevorzugte Art der Kommunikation? Wenn nicht, was ist?

Keigu,

Sam @ - "Durch die Mysterien des Geldes schneiden"

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