Ein vollständiger Leitfaden zur effektiven Organisation Ihrer Paperwork & Mail

2023 Autor: Grant Randall | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-26 18:34

Wie man Papierkram organisiert

Wir alle möchten denken, dass wir papierlos sind oder fast gehen (und vielleicht sind einige von uns). Die Wahrheit ist jedoch, dass die meisten von uns immer noch genug Schneckenpost bekommen, um sich Mühe zu geben, sie zu organisieren.

Wenn riesige Stapel von Dokumenten herumliegen, kann nur ein Gefühl unorganisiert und ein wenig gestresst sein. Ein arbeitsreicher Nachmittag kann dich permanent mit einem System aufrüsten, um das überladene Gefühl zu lindern. Ich brauchte ein paar Jahre, um ein effektives System zu entwickeln, das es wert war, geteilt zu werden. Hier ist es:

Von der Mailbox zu was?

Wenn Sie es aufteilen, kann die gesamte Papierpost in vier Kategorien unterteilt werden. Diese Phase ist oft der schwierigste Teil des Prozesses, weil Sie eine Entscheidung über den Wert des Stück Papiers in Ihrer Hand treffen müssen. Hier sind die vier Kategorien:

1. Recycle: Dies ist in der Regel Junk-Mail oder E-Mail, die nichts hat, was Sie nicht möchten, dass jemand anderes über Sie darauf informiert. Ich lege all diese Post in eine braune Einkaufstüte und dann geht es jeden Mittwoch zur Bordsteinkante zur Abholung.

2. Shred, dann Recycle: Dies sind E-Mails und Dokumente, die potenziell persönliche Kennzeichnungen enthalten

führen zu einer Art von Identitätsdiebstahl, wenn sie gestohlen werden. Wenn Sie keinen Aktenvernichter haben, ist es ein Muss.

3. Maßnahmen ergreifen: Für die folgenden zwei Kategorien halte ich einen braunen Manila-Ordner auf meinem Kaffeetisch mit Etiketten auf ihnen. Der erste ist mit "Maßnahmen ergreifen" gekennzeichnet. Nicht ironisch bedeutet dies, dass das Papier eine Art von Handlung hat, die ich darauf anwenden muss. Vielleicht ist es eine Rechnung, die bezahlt werden muss, ein Fragebogen, den ich zurückgeben muss, oder etwas anderes.

Dieser Ordner kann sogar als Erinnerung für E-Mails dienen, die Sie initiieren müssen, anstatt sie reaktiv zu beantworten. Sie können sich einfach eine Notiz schreiben oder einen leeren Umschlag in den Ordner legen, damit Sie beim nächsten Löschen des Ordners die Aktion ausführen können. Es ist normalerweise gut, einmal pro Woche einen Ordner zu löschen.

4. Datei: Das ist alles, was Sie nicht tun müssen, um etwas zu unternehmen, von dem Sie denken, dass es gut ist, es zu behalten. Es kann medizinische Dokumente, Paystubs, Steuerdokumente, Investitionsabrechnungen usw. enthalten (siehe unten). Der Trick dabei ist, nur die Dinge zu behalten, die Sie behalten müssen, denn Sie werden schnell feststellen, dass Ihre Dateien überlaufen sind.

So legen Sie Dokumente effektiv ab

Alle Ihre "Datei" -Dokumente benötigen ein Zuhause. Dazu habe ich einen Aktenschrank mit zwei Schubladen mit beschrifteten Hängemappen. Die Dateitypen sind in "Oberkategorien" und "Unterkategorien" nach Thema unterteilt. Hier sind die übergeordneten Kategorien (jeweils mit einem großen hängenden Ordner) und die Subs, die ich in ihnen habe, die jeweils ihren eigenen nicht hängenden Ordner haben:

Arbeit: Gehaltsabrechnungen, Ausgabenprüfungsbelege
Zuhause: Hausversicherung, Grundsteuerbescheide, Hypothekenpapiere, Hypothekenauszüge, Heimwerkerprojekte
Medizinisch: Zahn-, Medizin-, Krankenversicherung, Lebensversicherung
Pensionierung: 401K Aussagen, Sozialversicherungserklärungen
Investieren: Ein Ordner für jedes Brokerkonto, das ich besitze, Kontoauszüge, Aktienoptionen
Auto: Titel, Versicherung, Wartungsunterlagen (am liebsten in meinem Auto)
MwSt: Steuerdokumente, alle Dokumente aus dem vorhergehenden Steuerjahr, alle Dokumente aus zwei Steuerjahren, alle abzugsfähigen Quittungen
Rechnungen: Telefon, Internet, Kabel, Gas, Strom, Wasser, Kreditkarte (n)
Verschiedenes: alles andere, was du fühlst, ist es wert, gehalten zu werden

Was passiert, wenn meine Filer zu voll werden?

Ich habe drei Schritte, um mit diesem Problem umzugehen und das Durcheinander in meinem Aktenschrank zu reduzieren:

Wenn ich ein neues Dokument zum Ablegen erhalte, lege ich es in die Rückseite seines Contain-Ordners, so dass alles nach Datum geordnet ist, wobei zuerst die ältesten Dokumente angezeigt werden.
Einmal im Jahr gehe ich durch den Schrank und zerschneide Dinge, die ich wahrscheinlich nicht mehr brauche.
Behalte die guten Sachen. Ich mag es, ein Jahr (zumindest) für fast alles zu behalten. Einige Dinge wie steuerbezogene Dokumente gehen mindestens 2 Jahre zurück. Andere Dinge, die Sie einfach nie loswerden werden - Sie wissen wahrscheinlich, welche Dokumente das sind.

Abschließende Gedanken zur Organisation Ihrer Papierkram

Wenn Sie in der Lage sind zu beseitigen, ist viel Papierkram, wie Sie können, indem Sie sich für E-Mail-Anweisungen entscheiden. Ein wenig Arbeit und Organisation kann definitiv ein großes Gewicht von deinen Schultern heben, deinen Wohnraum aufräumen und Dinge leichter finden. Sie können auch feststellen, dass Sie viel besser informiert sind und es nicht versäumen, bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen.